AUDITORÍAS LABORALES

Evaluación, diagnóstico y elaboración de la documentación laboral de su empresa (reglamentos, contratos, etc.)

Ponemos a disposición de la Empresa a nuestro equipo de auditores, que definirán de manera coordinada con la Empresa los diversos mecanismos para validar sus procedimientos internos, evaluar y/o corregir aspectos en contratación o de documentación que puedan tener efectos adversos en la Compañía ante terceros.

Definidos los parámetros de la auditoría, podemos avanzar:

1. Planificar y establecer un horario

El trabajo de auditoría se inicia con una planificación. En este punto es preciso tener en cuenta la complejidad del trabajo, el tiempo que demanda su ejecución y los recursos necesarios para adelantar y culminar la labor. El cronograma es fundamental para que todos los involucrados conozcan las fechas de verificación de cada proceso. Aunque las auditorías sorpresa gocen de un halo de transparencia y confiabilidad en sus resultados, lo cierto es que generan un pésimo efecto entre los empleados auditados.

Dependiendo del tipo de auditoría, es bueno considerar las siguientes cuestiones:

¿Existen procesos que por su complejidad se puedan dividir o ser auditados de forma individual con el fin de cubrir más y hacer la verificación más efectiva?
¿Existe en la organización un área o departamento que presente problemas recurrentes que justifiquen un trabajo de auditoría más detallado y profundo?
¿El auditor, desde su punto de vista profesional, considera que se deben realizar más o menos auditorías?

En esta fase, también se debe definir el alcance de la auditoría interna y los objetivos de la misma. La etapa de planificación y definición del cronograma debe ofrecer como resultado un diagnóstico para dimensionar el trabajo a realizar.

2. Comprometer a la Alta Dirección y al equipo de trabajo

Sin el compromiso de la Alta Dirección los resultados de la auditoría interna pueden verse seriamente comprometidos. Los directores deben estar convencidos de la importancia de la auditoría y asignar los recursos necesarios. Además deben entender que son ellos los principales responsables de generar una cultura del cumplimiento legal para obtener una mejora continua en la organización.

Por supuesto, el compromiso también debe estar presente en el equipo de auditores. De nada sirve que la Alta Dirección apoye decididamente el proyecto, asigne los recursos e instruya a los empleados para que presten su máxima colaboración, si los auditores solo pretenden marcar unas casillas en una checklist.

3. Realizar la auditoría

La auditoría interna se puede iniciar con una reunión entre los auditores y el equipo de auditados se comparte y corrobora el plan de trabajo. Después de eso, es hora de entrar en la práctica de verificación. Hay varias maneras de realizar la recolección de evidencias e información durante una auditoría. Lo más importante en esta etapa, es saber conducir el proceso en un ambiente de cordialidad, respetar los plazos establecidos en el cronograma y los flujos de trabajo de la organización.

El auditor puede elegir entre varios formatos para realizar su trabajo. Puede optar por revisar registros, analizar datos de procesos estandarizados, conversar con los empleados u observar los procedimientos en tiempo real.

4. Registrar y presentar los resultados

Los resultados son el producto que se fabrica durante una auditoría. Específicamente podemos identificar tres tipos de resultados:

No conformidades: los problemas individuales, derivados de una diferencia entre los resultados y compromisos adquiridos, que son hallados durante la auditoría, deben ser documentados y clasificados como No Conformidades.
Acciones de seguimiento: hay que verificar que las acciones correctivas o preventivas dispuestas en auditorías anteriores se hayan completado oportunamente y hayan sido efectivas.
Informe general: se consolidan en él los hallazgos y acciones dispuestas para abordar esos problemas. También se detallan las acciones correctivas o preventivas nuevas que el auditor considere

5. Hacer seguimiento de las recomendaciones del informe

Es fundamental que la entrega del informe no se considere el final de la labor de auditoría. A partir de las no conformidades y hallazgos plasmados en el informe, la organización tendrá las herramientas necesarias para identificar las causas de las no conformidades. De este modo, podrá sugerir e implementar acciones.

Una vez que las acciones correctivas y preventivas se han implementado, es recomendable realizar una evaluación de efectividad. El proceso no llega a terminar, pues, técnicamente, será un ciclo continuo. Después de todo, como lo anotamos al iniciar este artículo, el propósito de la auditoría interna es preparar a la organización para afrontar la auditoría de los entes de control, pero también dejar un legado para la mejora continua del sistema optimizando todos los recursos y minimizando los riesgos asociados a la actividad económica.

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